未受講リマインド｜研修・教育運営事務から在宅に切り出す

未受講リマインドは、研修・教育運営事務にある作業です。動きとしては「期限を管理する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

研修・教育運営事務｜研修が重なる時期の未受講リマインドを、在宅の1人が引き取る

研修・教育運営の担当者は、期限までに研修を受けていない対象者を一覧から拾い出し、リマインドの連絡をする作業を、研修内容の企画業務の合間に行っています。研修が重なる時期は未受講の対象者も増え、企画業務に追われてリマインドが後回しになることがあります。連絡が遅れると、対象者が気づかないまま期限を過ぎてしまい、あとから個別に対応することになります。担当者としても研修内容の企画を優先したいところですが、リマインドの連絡にも一定の時間を取られています。未受講リマインドだけを在宅の1人に切り出すと、研修・教育運営の担当者は企画業務に集中でき、未受講の見落としも減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は研修の受講状況が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

研修・教育運営事務｜複数研修分の未受講リマインドを、在宅の1人が引き取る

複数の研修を並行して運営している研修・教育運営の担当者は、研修ごとに未受講の対象者を拾い出してリマインドしており、研修の数が多い分だけ確認する一覧も増えていきます。企画業務と重なるとリマインドが後回しになり、複数の研修の期限を同時に見落としてしまう心配もあります。連絡が遅れると、未受講のまま期限を過ぎる対象者が積み重なり、あとからまとめて対応することになってしまいます。研修が増えるほど、拾い出して連絡する作業そのものが重くなっていきます。未受講リマインドをまとめて在宅の1人に任せると、研修・教育運営の担当者は企画業務に専念でき、未受講の見落としも研修をまたいで減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は研修の受講状況が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

未受講リマインドが扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

未受講リマインドに要るスキルは1つです。

• 予定表とリマインドの操作

⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「予定表とリマインドの操作←日報の提出／予定表とリマインドの操作←日報記入」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、未受講リマインドは 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ研修・教育運営事務にある、ほかの作業

研修・教育運営事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

研修・教育運営事務の10件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

未受講リマインドの動きは「期限を管理する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで19件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。