人事担当者のための 来客予定の一覧更新の切り出し｜秘書・調整サポートから在宅の1人へ

このページは、秘書・調整サポートの「来客予定の一覧更新」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

従事業務が限定的、それを一覧更新から広げられないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。

「現状においては、チャレンジドの従事業務が限定的であり、新規業務の開拓が重要な課題の一つであると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

業務の幅を広げる入り口は、すでにある一覧表の中にもあります。秘書・調整サポートにある「整える」という作業も、その1つです。

来客の予定が重なる時期、一覧の更新は追いついていますか

秘書・調整サポート｜来客の予定が重なる時期の来客予定の一覧更新を、在宅の1人が引き取る

秘書・調整サポートの担当者は、決まった来客の予定を一覧表に反映して更新する作業を、上司や役員からの相談対応といった判断業務の合間に行っています。来客の予定が重なる時期は反映する件数が増え、相談対応に追われて一覧の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、受付や関係者が来客の予定をつかめず、当日の対応がばたつくこともあります。担当者としても上司や役員からの相談対応を優先したいところですが、来客予定の一覧更新にも一定の時間を取られています。来客予定の一覧更新だけを在宅の1人に切り出すと、秘書・調整サポートの担当者は相談対応に集中でき、一覧も実態に合わせて整えられていきます。必要なのは表計算の基本操作の力で、扱う内容は来客の日時といった業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、上司や役員からの相談対応は秘書・調整サポートの担当者が担っている本来の仕事です。来客予定の一覧更新は、その相談対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、一覧の更新は相談対応に押し出され続けます。

複数部署の来客が重なる更新も、同じ構図です

秘書・調整サポート｜複数部署の来客が重なる来客予定の一覧更新を、在宅の1人が引き取る

複数の部署あての来客予定をまとめて更新している秘書・調整サポートの担当者は、部署ごとに来客を伝えるタイミングが違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ更新する件数も増えていきます。相談対応と重なると更新が後回しになり、部署によって一覧への反映がずれてしまうこともあります。ずれが残ると、受付での案内が食い違い、来客を待たせてしまうこともあります。部署が増えるほど、一覧を更新する作業そのものが重くなっていきます。来客予定の一覧更新をまとめて在宅の1人に任せると、秘書・調整サポートの担当者は上司や役員からの相談対応に専念でき、一覧も部署をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作の力で、扱う内容は来客の日時といった業務情報が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

部署が違っても、構図は同じです。上司や役員からの相談対応を担う人が一覧の更新も兼ねているあいだ、部署が増えるほど一覧を更新する作業そのものが重くなっていきます。

切り出せるのは「整える」と「期限を管理する」の2つの動きです

来客予定の一覧更新という作業を分解すると、必要なのは「整える」と「期限を管理する」という動きと、表計算（Excel）の基本操作です。扱う内容は来客の日時といった業務情報が中心のため、機密度は低に分類されています。上司や役員からの相談対応は担当者の手元に残したまま、一覧を整えるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明に紙のやり取りや来社は書かれていないため、在宅でも進められます。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具でつながる形です。

表計算の基本操作を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、表計算（Excel）の基本操作を教えるメニューは2事業所にあり、うち1事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、Excel、Excelの基礎・応用といった名前が並んでいます。教えているのは表計算の基本操作というスキルであり、来客予定の一覧更新そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。来客予定の一覧更新は、この型に当てはまる作業です。

秘書・調整サポートにはこの後に任せられる作業も並んでいます

秘書・調整サポートという部署には、来客予定の一覧更新のほかにも、会議資料の取りまとめ、予定表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。日程調整、会議室の予約、議事録の作成、期限前のリマインド、送付物の手配記録は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。出張手配の下調べは機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。名刺情報の入力は機密度が中で訓練メニューにはありますが、名刺の現物を画像やスキャンで渡す用意が要ります。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」と「期限を管理する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで73あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、SNS投稿の予約なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

来客予定の一覧更新のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。