人事担当者のための 案内メールの作成送信の切り出し｜採用事務から在宅の1人へ
このページは、採用事務の「案内メールの作成送信」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。
応募がないという声の裏で、案内メールは滞っていないか
障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。
「求人募集しても、障害者からの応募がない」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）
応募がないという声の裏で、届いた応募への案内が遅れているということもあります。「連絡する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。
応募が重なる時期、案内メールの送信は追いついていますか
採用事務｜応募が重なる時期に増える案内メールの作成送信を、在宅の1人が引き取る
採用の担当者は、書類選考の後に送る面接日程の案内や、次の選考に進んでもらう際の連絡メールを、面接の調整や選考そのものの合間に作成して送っています。応募が重なる時期はこの作成送信だけで手一杯になり、肝心の選考にかける時間が削られてしまうことがあります。案内が遅れると、候補者を待たせてしまい他社の選考が先に進んでしまう心配も出てきます。担当者は面接官との日程調整もかかえているため、案内メールはどうしても後まわしになりやすい位置づけの作業です。案内メールの作成送信だけを在宅の1人に切り出すと、採用担当者は候補者との面接調整や社内の合否確認といった判断が必要な仕事に集中できるようになります。案内の文面は定型に近く、合否そのものを判断する作業ではないため機密度は低く、最初に任せる1件として向いています。
先ほどの場面にあるとおり、面接調整や合否確認は採用担当者が担っている本来の仕事です。面接日程の案内や選考通過の連絡メールを作成して送る作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、案内メールの作成送信は判断業務に押し出され続けます。
電話対応と重なる送信も、同じ構図です
採用事務｜電話対応と重なって後回しになりがちな案内メールの送信を、在宅の1人が引き取る
中途採用の窓口を1人で担っている担当者は、応募者からの電話対応をしながら合間に案内メールを作成しており、電話が続くと送信が翌営業日にずれ込むこともあります。案内が遅れると応募者を待たせてしまい、返信が来ないまま連絡が途切れてしまう心配もつきまといます。担当者自身も、電話を切ったあとにまとめて送るしかないと分かっていながら手が回らずにいます。電話の対応中は文面を作る余裕もなく、内容を考える時間そのものが確保できていません。案内メールの作成送信という一つの作業だけを在宅の1人に任せると、担当者は電話対応に専念でき、案内の送信そのものは電話の混み具合に左右されなくなります。送る内容は日程や持ち物などの案内が中心で機密度は低く、まずここから任せてみるのに適した業務です。
窓口が1人でも、構図は同じです。電話対応という本来の仕事を担う人が案内文の作成も兼ねているあいだ、電話が続く日ほど送信は後回しにされていきます。
切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです
案内メールの作成送信という作業を分解すると、必要なのはビジネスメールの定型文というスキルです。送る内容は日程や持ち物などの定型に近い案内が中心で、合否そのものを判断する作業ではないため機密度は低に分類されています。面接調整や合否の判断は担当者の手元に残したまま、案内を送るという動きだけを在宅の1人に渡す形です。
ビジネスメールの定型文を教えている訓練は、すでにあります
在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文を教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名は、ビジネスメールという名前です。教えているのはビジネスメールの定型文というスキルであり、案内メールの作成送信そのものを教えているわけではありません。採用事務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち1件の職種カテゴリと一致します。ただし「案内メールの作成送信」という作業名まで一致しているわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。案内メールの作成送信は、この型に当てはまる作業です。
採用事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます
採用事務という部署には、案内メールの作成送信のほかにも、求人媒体への入力、選考状況一覧の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。応募者情報の登録や面接記録の入力、内定者への定型連絡は機密度が中でも訓練メニューにはあり、履歴書のファイル整理や面接日程の候補作成は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。入社書類の準備は機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、健康診断の案内と回収、内定者への定型連絡なども同じ動きに数えられます。
次にできること
このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。
案内メールの作成送信のデータ
| 部署 | 採用事務 |
|---|---|
| 動き | 連絡する |
| 機密度 | 低 |
| 要るスキル | ビジネスメールの定型文 |
| 訓練にあるか | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| つながった訓練メニュー | ビジネスメールの定型文←ビジネスメール |
| 在宅の札 | 出社の条件なし |
| 在宅の条件 | — |
| 在宅からつなぐ物 | 表計算・メールなど一般的な道具 |
| 見る範囲 | — |
| 求人サイトでの出現 | 部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし） |
同じ採用事務にある、ほかの作業
| 作業 | 動き | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 応募者情報の登録 | 入力する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 履歴書のファイル整理 | 整える・記録する | 中 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 面接日程の候補作成 | 期限を管理する | 中 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 求人媒体への入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 選考状況一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 面接記録の入力 | 入力する・記録する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入社書類の準備 | 整える | 低 | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| 内定者への定型連絡 | 連絡する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
公的な相談先
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。
| 窓口 | 対象 | できること | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（企業向け・厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 業務の選定から定着までの相談。最大5回のオーダーメイド支援。無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面（相談員が訪問）かオンライン |
| 地域障害者職業センター（高齢・障害・求職者雇用支援機構） jeed.go.jp/location/chiiki/ |
事業主 | 障害者の雇用管理に関する相談・援助。大阪障害者職業センターは「サポートはすべて無料」と明記 | 最寄りのセンターに問い合わせ |
| ハローワーク | 事業主 | 職務内容の検討の助言。高齢・障害・求職者雇用支援機構の手引き「職務内容の選定」が相談先に挙げている | 窓口で相談 |
出典と調べた日
求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。
「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。
困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。