案内メールの作成送信｜採用事務から在宅に切り出す

案内メールの作成送信は、採用事務にある作業です。動きとしては「連絡する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

採用事務｜応募が重なる時期に増える案内メールの作成送信を、在宅の1人が引き取る

採用の担当者は、書類選考の後に送る面接日程の案内や、次の選考に進んでもらう際の連絡メールを、面接の調整や選考そのものの合間に作成して送っています。応募が重なる時期はこの作成送信だけで手一杯になり、肝心の選考にかける時間が削られてしまうことがあります。案内が遅れると、候補者を待たせてしまい他社の選考が先に進んでしまう心配も出てきます。担当者は面接官との日程調整もかかえているため、案内メールはどうしても後まわしになりやすい位置づけの作業です。案内メールの作成送信だけを在宅の1人に切り出すと、採用担当者は候補者との面接調整や社内の合否確認といった判断が必要な仕事に集中できるようになります。案内の文面は定型に近く、合否そのものを判断する作業ではないため機密度は低く、最初に任せる1件として向いています。

採用事務｜電話対応と重なって後回しになりがちな案内メールの送信を、在宅の1人が引き取る

中途採用の窓口を1人で担っている担当者は、応募者からの電話対応をしながら合間に案内メールを作成しており、電話が続くと送信が翌営業日にずれ込むこともあります。案内が遅れると応募者を待たせてしまい、返信が来ないまま連絡が途切れてしまう心配もつきまといます。担当者自身も、電話を切ったあとにまとめて送るしかないと分かっていながら手が回らずにいます。電話の対応中は文面を作る余裕もなく、内容を考える時間そのものが確保できていません。案内メールの作成送信という一つの作業だけを在宅の1人に任せると、担当者は電話対応に専念でき、案内の送信そのものは電話の混み具合に左右されなくなります。送る内容は日程や持ち物などの案内が中心で機密度は低く、まずここから任せてみるのに適した業務です。

渡すときに決めておくこと

案内メールの作成送信が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

案内メールの作成送信に要るスキルは1つです。

• ビジネスメールの定型文

⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ビジネスメールの定型文←オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）／ビジネスメールの定型文←ビジネスマナー／ビジネスメールの定型文←身だしなみと印象」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、案内メールの作成送信は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ採用事務にある、ほかの作業

採用事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

採用事務の9件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

案内メールの作成送信の動きは「連絡する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで15件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。