人事担当者のための 機器の貸出返却記録の切り出し｜情報システム事務から在宅の1人へ

このページは、情報システム事務の「機器の貸出返却記録」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

新しい業務の開拓は、電話1本の扱い方から考えられる

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な事例集にも、こんな課題が記録されています。

「現状においては、チャレンジドの従事業務が限定的であり、新規業務の開拓が重要な課題の一つであると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

新しい業務は、ゼロから作るものとは限りません。情報システム事務にある「記録する」という作業も、その1つです。

情報システム事務｜貸出と返却が重なる時期の機器記録、後回しになっていませんか

情報システム事務｜貸出と返却が重なる時期の機器記録を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社員からの貸出や返却の申し出を電話やチャットで受け、そのつど台帳に記録する作業をトラブル対応の合間に行っています。異動や出張が重なる時期は貸出・返却の申し出も増え、対応に追われて記録が後回しになることがあります。記録が遅れると、どの機器が誰の手元にあるか分からなくなり、故障や紛失があったときの確認に時間がかかってしまいます。担当者としてもトラブル対応を優先せざるを得ず、申し出を聞いて記録する作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。貸出返却の記録だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者はトラブル対応に集中でき、記録の抜けも減っていきます。必要なのは申し出を聞いて記録に残す力で、扱う内容は機器の管理番号が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、トラブル対応は情報システムの担当者が担っている本来の仕事です。貸出や返却の申し出を聞いて台帳に記録する作業は、そのトラブル対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、記録作業はトラブル対応に押し出され続けます。

情報システム事務｜複数拠点からの申し出、聞き取りの負担は増えていませんか

情報システム事務｜複数拠点からの貸出返却の申し出をまとめる作業を、在宅の1人が引き取る

複数の拠点を担当している情報システムの社員は、拠点ごとに届く機器の貸出や返却の申し出を電話やチャットで聞き取り、ひとつの台帳にまとめる作業をしています。拠点が多い分だけ申し出の件数も増え、他のトラブル対応と重なると記録が後回しになることがあります。記録が漏れると、拠点をまたいで機器を探すことになり、確認の連絡が余計に増えてしまいます。拠点ごとに申し出の届き方も違うため、聞き取って整理する作業そのものに手間がかかっています。貸出返却の記録をまとめて在宅の1人に任せると、情報システムの担当者はトラブル対応に専念でき、台帳も拠点をまたいで整った状態を保てます。必要なのは申し出を聞いて記録に残す力で、扱う内容は機器の管理情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

拠点が増えるほど、申し出の件数も増えていきます。他のトラブル対応と重なると記録が後回しになり、拠点をまたいで機器を探す確認の連絡が増えてしまうこともあります。記録の窓口をひとつにまとめると、台帳は拠点をまたいで整った状態を保ちやすくなります。

切り出せるのは「記録する」という1つの動きです

機器の貸出返却記録という作業を分解すると、必要なのは聞いた話を文章にする力と、電話・チャットの一次対応、台帳・管理表の更新という基本のスキルです。扱う内容は機器の管理番号が中心のため、機密度は低に分類されています。トラブル対応という判断業務は担当者の手元に残したまま、記録するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。在宅の札は条件つきで在宅です。電話の転送（チャットなら不要）を用意すれば在宅にでき、チャットでの申し出に切り替えればこの条件そのものが要らなくなります。在宅からは社内のシステムにつなぎます。

記録する力を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、台帳・管理表の更新や電話・チャットの一次対応のスキルを教えるメニューは4事業所にあり、うち2事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）、顧客データ管理（模擬業務）、オンラインコミュニケーション、オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）といった名前が並んでいます。教えているのは台帳の更新や一次対応というスキルであり、機器の貸出返却記録そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。機器の貸出返却記録は、この型に当てはまる作業です。

情報システム事務には、この後に任せられる作業も並んでいます

情報システム事務という括りには、機器の貸出返却記録のほかにも、PC・備品台帳、ライセンス台帳、パスワード変更案内、定型問い合わせの一次受付、利用状況の集計など、電話の転送という条件が要らない、出社の条件なしの作業が並んでいます。アカウント発行申請の受付は機密度が高、入退社に伴うアカウント一覧は機密度が中に分類されており、同じ部署でも作業ごとに扱う情報の範囲は違います。なお、「記録する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで26あり、PC・備品台帳、備品の貸出返却の記録、対応履歴の入力なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。電話の転送環境を整える相談も、この窓口で扱われる範囲です。

機器の貸出返却記録のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。