機器の貸出返却記録｜情報システム事務から在宅に切り出す

機器の貸出返却記録は、情報システム事務にある作業です。動きとしては「記録する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

情報システム事務｜貸出と返却が重なる時期の機器記録を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社員からの貸出や返却の申し出を電話やチャットで受け、そのつど台帳に記録する作業をトラブル対応の合間に行っています。異動や出張が重なる時期は貸出・返却の申し出も増え、対応に追われて記録が後回しになることがあります。記録が遅れると、どの機器が誰の手元にあるか分からなくなり、故障や紛失があったときの確認に時間がかかってしまいます。担当者としてもトラブル対応を優先せざるを得ず、申し出を聞いて記録する作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。貸出返却の記録だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者はトラブル対応に集中でき、記録の抜けも減っていきます。必要なのは申し出を聞いて記録に残す力で、扱う内容は機器の管理番号が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

情報システム事務｜複数拠点からの貸出返却の申し出をまとめる作業を、在宅の1人が引き取る

複数の拠点を担当している情報システムの社員は、拠点ごとに届く機器の貸出や返却の申し出を電話やチャットで聞き取り、ひとつの台帳にまとめる作業をしています。拠点が多い分だけ申し出の件数も増え、他のトラブル対応と重なると記録が後回しになることがあります。記録が漏れると、拠点をまたいで機器を探すことになり、確認の連絡が余計に増えてしまいます。拠点ごとに申し出の届き方も違うため、聞き取って整理する作業そのものに手間がかかっています。貸出返却の記録をまとめて在宅の1人に任せると、情報システムの担当者はトラブル対応に専念でき、台帳も拠点をまたいで整った状態を保てます。必要なのは申し出を聞いて記録に残す力で、扱う内容は機器の管理情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

機器の貸出返却記録が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

機器の貸出返却記録に要るスキルは1つです。

• 聞いた話を文章にする

⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い。

機器の貸出返却記録に要るスキルは、調べた就労移行支援事業所7件の訓練メニュー163件には 出てきませんでした。これは「任せられない」という意味ではありません。 訓練を終えた人がそのまま持っているとは限らない、という意味です。 渡すときは、最初の1回か2回を画面を見ながら一緒にやる、手順を文字で残して後から読み返せるようにする、 のどちらかを用意してください。逆に言えば、この作業をすぐ任せられる人は、訓練の外で身につけた人です。 応募書類でその経験を聞くと、任せられるかどうかが早く分かります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、機器の貸出返却記録は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ情報システム事務にある、ほかの作業

情報システム事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

情報システム事務の9件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

機器の貸出返却記録の動きは「記録する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで23件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。