人事担当者のための 版数の管理の切り出し｜文書・契約管理から在宅の1人へ

このページは、文書・契約管理の「版数の管理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

担当業務の拡大は、書類の管理作業からでも始められる

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。

「また、今後の障がい者雇用には更なる多様性などへの対応が求められることも考えると、担当業務の拡大・作業量の確保も重要と考えられ、具体的に検討していく必要があると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

担当業務を広げる入り口は、すでにある管理作業の中にもあります。文書・契約管理にある「整える」という作業も、その1つです。

改定が重なる時期、版数の管理は追いついていますか

文書・契約管理｜改定が重なる時期の契約書の版数管理を、在宅の1人が引き取る

文書・契約管理の担当者は、契約書や社内文書の版数を管理し、最新版が分かるように整える作業を、契約内容の確認や条件の判断といった判断業務の合間に行っています。改定が重なる時期は管理する件数が増え、判断業務に追われて版数管理が後回しになることがあります。管理が遅れると、古い版のまま参照されてしまい、条件の食い違いに気づかず進めてしまうことがあります。担当者としても契約内容の確認や条件の判断を優先したいところですが、版数管理にも一定の時間を取られています。版数管理だけを在宅の1人に切り出すと、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に集中でき、版数の管理も遅れにくくなります。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準で、扱う内容には契約内容に関わる取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、管理だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、契約内容の確認や条件の判断は文書・契約管理の担当者が担っている判断業務です。契約書や社内文書の版数を管理し、最新版が分かるように整える作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、版数の管理は契約内容の確認に押し出され続けます。

文書が増えるほど、版数の反映はそろいますか

文書・契約管理｜複数の文書分の版数管理を、在宅の1人が引き取る

複数の文書の版数をまとめて管理している文書・契約管理の担当者は、文書ごとに改定の頻度が違う中で対応しており、文書の数が多い分だけ管理する件数も増えていきます。契約内容の確認や条件の判断と重なると管理が後回しになり、文書によって版数の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、どれが最新版か分からなくなり、確認のやり取りが増えてしまいます。文書が増えるほど、版数管理が重くなっていきます。版数管理をまとめて在宅の1人に任せると、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に専念でき、管理も文書をまたいで整った状態でそろいます。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準で、扱う内容には契約内容に関わる取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、管理だけを在宅にまとめて切り出す形です。

文書の数が違っても、構図は同じです。契約内容の確認や条件の判断を担う人が版数の管理も兼ねているあいだ、文書が増えるほど管理する件数は増えていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

版数の管理という作業を分解すると、必要なスキルはまだ決まっていません。要るスキルが会社によって違うため、今回は判定を保留しています。扱う内容には契約内容に関わる取引先情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。作業の説明には紙のやり取りやスキャン、電話や来社が必要な要素が書かれておらず、在宅で進めやすい作業に分類されています。在宅の担当者とは、表計算やメールといった一般的な道具でつながります。契約内容の確認や条件の判断と承認は社内の担当者に残したまま、版数を整えるという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。

要るスキルは、会社によって中身が違います

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、版数の管理に要るスキルは会社ごとに文書の管理方法が違うため、今回は訓練の有無を判定していません。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準になる作業です。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件(ハローワークインターネットサービスを含む)の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。版数の管理は、この型に当てはまる作業です。

文書・契約管理にはこの後に任せられる作業も並んでいます

文書・契約管理という部署には、契約書の台帳更新、押印申請の受付と記録、保管場所の一覧更新、締結状況の一覧化など、機密度は中でも訓練メニューに挙がっている作業が並んでいます。更新期限の管理、ファイル名の統一、契約書の記載事項の照合は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。契約書のPDF化と保存は紙の原本をスキャンする作業そのものにあたり、出社が要る作業です。作業ごとに機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、セミナー参加者リストなども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表(/keisan.html)では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面(訪問)かオンラインで行われています。

版数の管理のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。