画像・原稿の管理｜マーケティング・広報事務から在宅に切り出す
画像・原稿の管理は、マーケティング・広報事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
マーケティング・広報事務｜企画が重なる時期の画像・原稿管理を、在宅の1人が引き取る
広報の担当者は、撮影した画像や執筆した原稿を用途ごとに整理し、必要なときにすぐ取り出せる状態で保管する作業を企画や取材の合間に行っています。企画が重なる時期は画像や原稿の数も増え、整理が後回しになって必要なファイルがすぐに見つからないこともあります。見つからないと、確認や探す作業に手間を取られ、公開の準備そのものが遅れてしまいます。担当者としても企画や取材を優先せざるを得ず、整理にまとまった時間を取りにくいのが実情です。画像・原稿の管理だけを在宅の1人に切り出すと、広報担当者は企画や取材に集中でき、必要な素材もすぐに取り出せる状態を保ちやすくなります。必要なのは画像・動画の編集にも通じる整理の力で、扱う内容は公開前提の素材が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
マーケティング・広報事務｜複数の担当者が持ち寄る画像・原稿の管理を、在宅の1人が引き取る
広報では複数の担当者がそれぞれ撮影や執筆をしており、できあがった画像や原稿を共有のフォルダにまとめる作業が誰か一人の役割として決まっていないため、整理のルールがそろっていません。担当者が増えるほど保管の仕方もばらつき、あとから探すときに見つけにくい状態になっています。整理が滞ると、公開の直前になって必要な素材が見当たらず、確認のやり取りが増えてしまいます。各担当者も自分の企画を優先するため、共有フォルダの整理にまで手が回らないのが実情です。画像・原稿の管理を在宅の1人に任せると、各担当者は企画や執筆に専念でき、素材も探しやすい状態で保たれるようになります。必要なのは整理と保存の力で、扱う内容は公開前提の素材が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
画像・原稿の管理が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
画像・原稿の管理に要るスキルは1つです。
- 画像・動画の編集
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「画像・動画の編集←Webデザイン／画像・動画の編集←eラーニング動画学習」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、画像・原稿の管理は 「部署名が2／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じマーケティング・広報事務にある、ほかの作業
マーケティング・広報事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| Web・ブログの記事登録 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| メルマガ配信設定 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| SNS投稿の予約 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝4/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| セミナー参加者リスト | 整える | 中 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| アンケート集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 広告レポートの数値入力 | 入力する・集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝4/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 競合サイト・価格情報の収集 | 調べる | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 掲載先リスト | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 問い合わせ経路の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
画像・原稿の管理の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |