研修受講記録｜品質管理・コンプライアンス事務から在宅に切り出す
研修受講記録は、品質管理・コンプライアンス事務にある作業です。動きとしては「記録する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
品質管理・コンプライアンス事務｜研修が続く時期の研修受講記録を、在宅の1人が引き取る
品質管理の担当者は、実施したコンプライアンス研修の内容や出席者の様子を、規程の確認業務の合間に記録としてまとめています。研修が続く時期はまとめる件数が増え、確認業務に追われて記録が後回しになることがあります。記録が遅れると、研修の内容を覚えているうちにまとめられず、あとから確認するときに詳細があいまいになってしまいます。担当者としても規程の確認という判断業務を優先したいところですが、記録の作成にも一定の時間を取られています。研修受講記録の作成だけを在宅の1人に切り出すと、品質管理の担当者は規程の確認業務に集中でき、記録も研修のあとすぐに整理されるようになります。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容は研修の実施記録が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
品質管理・コンプライアンス事務｜複数の研修を並行して行う際の受講記録を、在宅の1人が引き取る
複数の研修を並行して担当している品質管理の担当者は、研修ごとに講師や内容が違う中で受講記録をまとめており、研修の数が多い分だけ記録する作業も重くなります。規程の確認業務と重なると記録が後回しになり、複数の研修の内容が混ざって記憶があいまいになることもあります。記録が滞ると、監査で提出を求められたときにすぐそろえられず、確認に時間がかかってしまいます。研修が増えるほど、まとめる作業そのものが重くなっていきます。研修受講記録の作成をまとめて在宅の1人に任せると、品質管理の担当者は規程の確認業務に専念でき、記録も研修ごとに整理された状態で保たれます。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容は研修の実施記録が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
研修受講記録が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
研修受講記録に要るスキルは1つです。
- 聞いた話を文章にする
⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い。
研修受講記録に要るスキルは、調べた就労移行支援事業所7件の訓練メニュー163件には 出てきませんでした。これは「任せられない」という意味ではありません。 訓練を終えた人がそのまま持っているとは限らない、という意味です。 渡すときは、最初の1回か2回を画面を見ながら一緒にやる、手順を文字で残して後から読み返せるようにする、 のどちらかを用意してください。逆に言えば、この作業をすぐ任せられる人は、訓練の外で身につけた人です。 応募書類でその経験を聞くと、任せられるかどうかが早く分かります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、研修受講記録は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ品質管理・コンプライアンス事務にある、ほかの作業
品質管理・コンプライアンス事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| チェックリスト回収 | 受け取る・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 点検結果の入力 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 不備・未提出一覧 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| マニュアルの版管理 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 許認可・資格の更新期限 | 整える・期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 事故・クレーム情報の分類 | 分類する | 高 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 監査資料の整理 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 証跡の保存 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 規程改定履歴 | 記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
部署は違うが、同じ動きの作業
研修受講記録の動きは「記録する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで23件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 議事録・文字起こし | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| 有給休暇台帳 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 入退社情報 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| PC・備品台帳 | 情報システム事務 | 低 |
| ライセンス台帳 | 情報システム事務 | 低 |
| 機器の貸出返却記録 | 情報システム事務 | 低 |
| 規程改定履歴 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 議事録 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 研修履歴更新 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 情報源URLの記録 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 決定事項の一覧化 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 備品の貸出返却の記録 | 人事・総務事務 | 低 |
| 商談記録の入力 | 営業事務 | 低 |
| 納期の確認と記録 | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 契約書の台帳更新 | 文書・契約管理 | 中 |
| 押印申請の受付と記録 | 文書・契約管理 | 中 |
| 対応履歴の入力 | 顧客対応事務 | 中 |
| 折り返し依頼の記録 | 顧客対応事務 | 中 |
| 議事録の作成 | 秘書・調整サポート | 低 |
| 送付物の手配記録 | 秘書・調整サポート | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |