人事担当者のための 社内規程ファイルの整理の切り出し｜人事・総務事務から在宅の1人へ
このページは、人事・総務事務の「社内規程ファイルの整理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。
事例を知る前に、規程ファイルという地味な作業を数えてみないか
障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。
「障害者雇用のイメージを高めるため、実際の障害者雇用事例などを知りたいのですが、どうすればよいですか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）
事例は他社だけにあるとは限りません。人事・総務事務にある「整える」という作業も、切り出せる仕事の1つです。
規程が改定されるたび、ファイルは最新の状態になっていますか
人事・総務事務｜規程改定が重なる時期の社内規程ファイルの整理を、在宅の1人が引き取る
人事・総務の担当者は、改定される社内規程のファイルを最新の状態に整え、共有フォルダに収める作業を、労務相談や採用に関する判断業務の合間に行っています。規程の改定が重なる時期は整理するファイルの件数が増え、判断業務に追われて整理が後回しになることがあります。整理が遅れると、社員が古い規程を参照してしまい、あとから訂正の案内をすることになります。担当者としても労務相談や採用の判断業務を優先したいところですが、ファイルの整理にも一定の時間を取られています。社内規程ファイルの整理だけを在宅の1人に切り出すと、人事・総務の担当者は判断業務に集中でき、社員が参照する規程も常に最新の状態を保ちやすくなります。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は社内規程の記載が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
先ほどの場面にあるとおり、労務相談や採用に関する判断業務は人事・総務の担当者が担っている本来の仕事です。改定される規程のファイルを整え、共有フォルダに収める作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、ファイルの整理は判断業務に押し出され続けます。
扱う部署の数が増えるほど、同じ構図です
人事・総務事務｜複数部署分の社内規程ファイルの整理を、在宅の1人が引き取る
複数の部署にまたがる社内規程をまとめて管理している人事・総務の担当者は、部署ごとに改定のタイミングが違う中でファイルをそろえており、部署が多い分だけ整理する範囲も広くなります。労務相談の対応と重なると整理が後回しになり、部署によって参照しているファイルの版が違ったままになることもあります。版がそろわないと、部署をまたぐ確認の場で古い内容をもとに話が進んでしまう心配もあります。部署が増えるほど、ファイルを整理する作業そのものが重くなっていきます。社内規程ファイルの整理をまとめて在宅の1人に任せると、人事・総務の担当者は労務相談や採用の判断業務に専念でき、ファイルも部署をまたいで最新の状態でそろいます。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は社内規程の記載が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
扱う部署の数が違っても、構図は同じです。判断業務を担う人がファイルをそろえる動きも兼ねているあいだ、部署が増えるほど整理にかかる手間は重くなっていきます。
切り出せるのは「整える」という1つの動きです
社内規程ファイルの整理という作業を分解すると、必要なのはファイルの整理と保存です。扱う内容は社内規程の記載が中心のため、機密度は低に分類されています。作業の説明に紙のやり取りや来社の前提が書かれていないため在宅作業可能に区分されており、在宅からつなぐ物は表計算やメールなど一般的な道具です。判断業務は担当者の手元に残したまま、ファイルを整えるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。
訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由
在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ファイルの整理と保存というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。人事・総務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち2件の職種カテゴリに一致しますが、この作業名そのものが職種カテゴリに出てくるわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。社内規程ファイルの整理は、この型に当てはまる作業です。
人事・総務事務には、この後に任せられる作業も並んでいます
同じ部署には、備品の貸出返却の記録や社内通知メールの送信、各種申請書の受付と分類、押印申請の受付といった、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、従業員名簿の更新（機密度中）、入退社の届出書類の準備、慶弔・給付の申請書の下書きは要るスキルがまだ決まっていません（決まっていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。
次にできること
このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。
社内規程ファイルの整理のデータ
| 部署 | 人事・総務事務 |
|---|---|
| 動き | 整える |
| 機密度 | 低 |
| 要るスキル | ファイルの整理と保存 |
| 訓練にあるか | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| つながった訓練メニュー | — |
| 在宅の札 | 在宅作業可能 |
| 在宅の条件 | — |
| 在宅からつなぐ物 | 表計算・メールなど一般的な道具 |
| 見る範囲 | — |
| 求人サイトでの出現 | 部署名が2／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし） |
同じ人事・総務事務にある、ほかの作業
| 作業 | 動き | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 従業員名簿の更新 | 整える | 中 | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| 備品の貸出返却の記録 | 記録する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 社内通知メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 各種申請書の受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 押印申請の受付 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 入退社の届出書類の準備 | 整える | 低 | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 入力する | 低 | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| アンケートの集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議室・設備の予約管理 | 整える・期限を管理する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
公的な相談先
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。
| 窓口 | 対象 | できること | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（企業向け・厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 業務の選定から定着までの相談。最大5回のオーダーメイド支援。無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面（相談員が訪問）かオンライン |
| 地域障害者職業センター（高齢・障害・求職者雇用支援機構） jeed.go.jp/location/chiiki/ |
事業主 | 障害者の雇用管理に関する相談・援助。大阪障害者職業センターは「サポートはすべて無料」と明記 | 最寄りのセンターに問い合わせ |
| ハローワーク | 事業主 | 職務内容の検討の助言。高齢・障害・求職者雇用支援機構の手引き「職務内容の選定」が相談先に挙げている | 窓口で相談 |
出典と調べた日
求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。
「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。
困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。