社内通知メールの送信｜人事・総務事務から在宅に切り出す

社内通知メールの送信は、人事・総務事務にある作業です。動きとしては「連絡する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

人事・総務事務｜社内向けの通知メールの作成送信を、在宅の1人が引き取る

総務の担当者は、制度の変更や社内イベントの案内など、全社に向けた通知メールの文面を作り、送信するところまでを他の業務の合間にこなしています。他の仕事が立て込むと通知の送信が後ろにずれ、社員に情報が届くタイミングが遅くなることもあります。届くタイミングが遅れると、当日になって初めて知らされる社員が出てくることもあります。担当者としても、通知の作成自体は難しくないと分かっていながら、優先度の高い業務に押されて後まわしにしてしまいがちです。通知メールの作成送信だけを在宅の1人に切り出すと、総務の担当者は制度の設計や社内からの問い合わせといった判断が必要な仕事に集中でき、通知の遅れも起きにくくなります。送る内容は社内向けのお知らせが中心で機密度は低く、最初に任せる1件として向いています。

人事・総務事務｜複数の通知が重なって表記がばらつく送信作業を、在宅の1人が引き取る

人事の担当者は、勤怠のルール変更や研修の案内など、性質の違う通知をそのつど別々に作成して送っており、担当者の手が空いた時間に作るため文面の書き方や言い回しがそろっていません。表記がばらつくと、社員から同じ内容を何度も問い合わせられることもあります。担当者が変わればさらに言い回しの癖も変わり、社内には少しずつ違う書き方の通知が積み重なっていきます。似たような内容の通知でも文面の型が定まっていないため、そのつど一から文章を考え直しているのが実情です。通知メールの作成送信をまとめて在宅の1人に任せると、文面の型がそろい、送信のタイミングも安定しやすくなります。扱う内容は社内向けのお知らせが中心で機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

渡すときに決めておくこと

社内通知メールの送信が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

社内通知メールの送信に要るスキルは1つです。

• ビジネスメールの定型文

⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ビジネスメールの定型文←オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）／ビジネスメールの定型文←ビジネスマナー／ビジネスメールの定型文←身だしなみと印象」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、社内通知メールの送信は 「部署名が2／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ人事・総務事務にある、ほかの作業

人事・総務事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

人事・総務事務の10件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

社内通知メールの送信の動きは「連絡する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで15件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。