人事担当者のための 社内通知メールの送信の切り出し｜人事・総務事務から在宅の1人へ

このページは、人事・総務事務の「社内通知メールの送信」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

担当業務の拡大は、量を増やすことだけではない

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「また、今後の障がい者雇用には更なる多様性などへの対応が求められることも考えると、担当業務の拡大・作業量の確保も重要と考えられ、具体的に検討していく必要があると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

担当業務を広げる入り口は、すでにある連絡作業の中にもあります。人事・総務事務にある「連絡する」という作業も、その1つです。

全社向けの通知メール、届くタイミングは安定していますか

人事・総務事務｜社内向けの通知メールの作成送信を、在宅の1人が引き取る

総務の担当者は、制度の変更や社内イベントの案内など、全社に向けた通知メールの文面を作り、送信するところまでを他の業務の合間にこなしています。他の仕事が立て込むと通知の送信が後ろにずれ、社員に情報が届くタイミングが遅くなることもあります。届くタイミングが遅れると、当日になって初めて知らされる社員が出てくることもあります。担当者としても、通知の作成自体は難しくないと分かっていながら、優先度の高い業務に押されて後まわしにしてしまいがちです。通知メールの作成送信だけを在宅の1人に切り出すと、総務の担当者は制度の設計や社内からの問い合わせといった判断が必要な仕事に集中でき、通知の遅れも起きにくくなります。送る内容は社内向けのお知らせが中心で機密度は低く、最初に任せる1件として向いています。

先ほどの場面にあるとおり、制度の設計や社内からの問い合わせへの対応は総務の担当者が担っている本来の仕事です。通知メールの文面を作り、送信する作業は、その対応業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、通知の送信は対応業務に押し出され続けます。

通知の種類が増えるほど、同じ構図です

人事・総務事務｜複数の通知が重なって表記がばらつく送信作業を、在宅の1人が引き取る

人事の担当者は、勤怠のルール変更や研修の案内など、性質の違う通知をそのつど別々に作成して送っており、担当者の手が空いた時間に作るため文面の書き方や言い回しがそろっていません。表記がばらつくと、社員から同じ内容を何度も問い合わせられることもあります。担当者が変わればさらに言い回しの癖も変わり、社内には少しずつ違う書き方の通知が積み重なっていきます。似たような内容の通知でも文面の型が定まっていないため、そのつど一から文章を考え直しているのが実情です。通知メールの作成送信をまとめて在宅の1人に任せると、文面の型がそろい、送信のタイミングも安定しやすくなります。扱う内容は社内向けのお知らせが中心で機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

扱う通知の種類が違っても、構図は同じです。対応業務を担う人が文面を作る動きも兼ねているあいだ、通知が重なるほど表記のばらつきは大きくなっていきます。

切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです

社内通知メールの送信という作業を分解すると、必要なのはビジネスメールの定型文です。扱う内容は社内向けのお知らせが中心のため、機密度は低に分類されています。作業の説明に紙のやり取りや来社の前提が書かれていないため出社の条件なしに区分されており、在宅からつなぐ物は表計算やメールなど一般的な道具です。制度の設計や問い合わせへの対応は担当者の手元に残したまま、送信するという動きだけを在宅の1人に渡す、テレワーク導入の入り口として任せやすい動きです。

ビジネスメールの定型文を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文を教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名は、ビジネスメールという名前です。教えているのはビジネスメールの定型文というスキルであり、社内通知メールの送信そのものを教えているわけではありません。人事・総務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち2件の職種カテゴリに一致しますが、この作業名そのものが職種カテゴリに出てくるわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。社内通知メールの送信は、この型に当てはまる作業です。

人事・総務事務には、この後に任せられる作業も並んでいます

同じ部署には、備品の貸出返却の記録や各種申請書の受付と分類、押印申請の受付といった、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、社内規程ファイルの整理は今回確認した7事業所の訓練メニューには載っておらず、従業員名簿の更新（機密度中）、入退社の届出書類の準備、慶弔・給付の申請書の下書きは要るスキルがまだ決まっていません（載っていない、決まっていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、チャットの一次対応、パスワード変更案内なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

社内通知メールの送信のデータ

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社内通知メールの送信に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。