表記ゆれ修正｜マスターデータ管理から在宅に切り出す
表記ゆれ修正は、マスターデータ管理にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
マスターデータ管理｜登録が重なる時期の表記ゆれ修正を、在宅の1人が引き取る
マスターデータ管理の担当者は、取引先名や部署名の表記が全角・半角や社名表記の書き方などで少しずつ違っているのをそろえる作業を、台帳の整備業務の合間に行っています。登録が重なる時期は表記のばらつきも増え、整備業務に追われて修正が後回しになることがあります。表記がそろわないままだと、検索や集計をかけたときに同じ取引先が別々の件として数えられてしまうこともあります。担当者としても台帳全体の整備を優先したいところですが、表記の修正にも一定の時間を取られています。表記ゆれ修正だけを在宅の1人に切り出すと、マスターデータ管理の担当者は整備業務に集中でき、検索や集計のずれも起きにくくなります。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は取引先や部署の名称が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
マスターデータ管理｜複数の元データを統合する際の表記ゆれ修正を、在宅の1人が引き取る
複数の元データを1つのマスターに統合している担当者は、データの出どころによって表記の書式が違うため、そろえる作業に手間がかかっています。他の登録作業と重なると修正が後回しになり、統合したデータに表記のばらつきが残ったままになることもあります。表記がそろわないと、あとから同じ取引先を探すときに見つけられないことがあります。データの出どころが増えるほど、そろえる作業そのものが重くなっていきます。表記ゆれ修正をまとめて在宅の1人に任せると、マスターデータ管理の担当者は登録作業に専念でき、データも出どころをまたいで整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は取引先や部署の名称が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
表記ゆれ修正が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
表記ゆれ修正に要るスキルは1つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「表計算（Excel）の基本操作←Excel／表計算（Excel）の基本操作←Excelの基礎・応用」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、表記ゆれ修正は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じマスターデータ管理にある、ほかの作業
マスターデータ管理には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 顧客・商品マスターの登録更新 | 入力する・整える | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 取引先の名寄せ | 照合する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 重複確認 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 住所・電話の確認 | 照合する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 古い情報の抽出 | 照合する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| CSV整形 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| データ突合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 定期レポート用データの準備 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
表記ゆれ修正の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |