許認可・資格の更新期限｜品質管理・コンプライアンス事務から在宅に切り出す
許認可・資格の更新期限は、品質管理・コンプライアンス事務にある作業です。動きとしては「整える・期限を管理する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
品質管理・コンプライアンス事務｜更新が重なる時期の許認可・資格の期限管理を、在宅の1人が引き取る
品質管理の担当者は、会社として保持している許認可や資格の更新期限を一覧にまとめ、規程の確認業務の合間に期限が近いものを確認しています。更新が重なる時期は確認する件数が増え、確認業務に追われて期限のチェックが後回しになることがあります。チェックが遅れると、更新の手続きに気づかないまま期限を過ぎてしまう心配も出てきます。担当者としても規程の確認という判断業務を優先したいところですが、期限の管理にも一定の注意を配る必要があります。許認可・資格の更新期限の管理だけを在宅の1人に切り出すと、品質管理の担当者は規程の確認業務に集中でき、期限切れの見落としも減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は許認可や資格の期日が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
品質管理・コンプライアンス事務｜複数拠点分の許認可・資格の期限管理を、在宅の1人が引き取る
複数拠点分の許認可や資格をまとめて管理している品質管理の担当者は、拠点ごとに更新の時期が違うため、一覧をそろえて確認する作業に手間がかかっています。規程の確認業務と重なるとチェックが後回しになり、拠点からの問い合わせで気づいたときには期限が近づいていることもあります。チェックが遅れると、更新の手続きを急いで進めることになり、確認そのものが慌ただしくなってしまいます。拠点が増えるほど、期限を突き合わせる作業そのものが重くなっていきます。許認可・資格の更新期限の管理をまとめて在宅の1人に任せると、品質管理の担当者は規程の確認業務に専念でき、期限の見落としも拠点をまたいで減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は許認可や資格の期日が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
許認可・資格の更新期限が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
許認可・資格の更新期限に要るスキルは1つです。
- 予定表とリマインドの操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「予定表とリマインドの操作←日報の提出／予定表とリマインドの操作←日報記入」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、許認可・資格の更新期限は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ品質管理・コンプライアンス事務にある、ほかの作業
品質管理・コンプライアンス事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| チェックリスト回収 | 受け取る・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 点検結果の入力 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 不備・未提出一覧 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| マニュアルの版管理 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 研修受講記録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 事故・クレーム情報の分類 | 分類する | 高 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 監査資料の整理 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 証跡の保存 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 規程改定履歴 | 記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
部署は違うが、同じ動きの作業
許認可・資格の更新期限の動きは「整える・期限を管理する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで73件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |