議事録・文字起こし｜全部署共通から在宅に切り出す
議事録・文字起こしは、全部署共通にある作業です。動きとしては「記録する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜定例会議の議事録作成を、在宅の1人が引き取る
総務の担当者は、毎回の定例会議に出席して内容をメモし、終わったあとに議事録としてまとめる作業を他の手続き業務の合間に行っています。手続きが立て込む時期は議事録の作成が後回しになり、内容を覚えているうちにまとめられず記憶があいまいになってしまうこともあります。議事録の共有が遅れると、決まったはずの内容を参加者が思い出せず、確認のやり取りが増えてしまいます。担当者としても手続きの判断業務を優先したいところですが、まとめの作業にも一定の時間を取られています。議事録の作成だけを在宅の1人に切り出すと、総務担当者は本来の手続き業務に集中でき、議事録の共有も早くなります。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容は社内会議の記録が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
全部署共通｜面談の内容を記録する文字起こしを、在宅の1人が引き取る
人事の担当者は、社員との面談を終えたあと、話した内容を記憶が新しいうちに文章としてまとめていますが、複数の面談が同じ日に重なると、まとめる作業が後ろにずれ込んでしまいます。まとめが遅れると、細かいやり取りを思い出せず、記録の精度が落ちてしまうこともあります。担当者としては面談そのものへの対応を優先せざるを得ず、記録の作成は面談後の空き時間に頼るしかないのが実情です。面談が重なる日ほど、まとめる作業そのものが後回しにされていきます。記録の作成という作業だけを在宅の1人に任せると、人事の担当者は面談への対応に専念でき、記録もためずに整理されるようになります。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容は面談の要点が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
議事録・文字起こしが扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
議事録・文字起こしに要るスキルは1つです。
- 聞いた話を文章にする
⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い。
議事録・文字起こしに要るスキルは、調べた就労移行支援事業所7件の訓練メニュー163件には 出てきませんでした。これは「任せられない」という意味ではありません。 訓練を終えた人がそのまま持っているとは限らない、という意味です。 渡すときは、最初の1回か2回を画面を見ながら一緒にやる、手順を文字で残して後から読み返せるようにする、 のどちらかを用意してください。逆に言えば、この作業をすぐ任せられる人は、訓練の外で身につけた人です。 応募書類でその経験を聞くと、任せられるかどうかが早く分かります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、議事録・文字起こしは 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 二つの資料の照合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Excel一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 数値の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 書類のPDF化・データ化 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
議事録・文字起こしの動きは「記録する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで23件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| 有給休暇台帳 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 入退社情報 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| PC・備品台帳 | 情報システム事務 | 低 |
| ライセンス台帳 | 情報システム事務 | 低 |
| 機器の貸出返却記録 | 情報システム事務 | 低 |
| 研修受講記録 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 規程改定履歴 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 議事録 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 研修履歴更新 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 情報源URLの記録 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 決定事項の一覧化 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 備品の貸出返却の記録 | 人事・総務事務 | 低 |
| 商談記録の入力 | 営業事務 | 低 |
| 納期の確認と記録 | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 契約書の台帳更新 | 文書・契約管理 | 中 |
| 押印申請の受付と記録 | 文書・契約管理 | 中 |
| 対応履歴の入力 | 顧客対応事務 | 中 |
| 折り返し依頼の記録 | 顧客対応事務 | 中 |
| 議事録の作成 | 秘書・調整サポート | 低 |
| 送付物の手配記録 | 秘書・調整サポート | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |