人事担当者のための 議事録の作成の切り出し｜秘書・調整サポートから在宅の1人へ

このページは、秘書・調整サポートの「議事録の作成」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

切り出す仕事がないと感じたら、記録という動きを見てみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。現場からは、こんな声が上がっています。

「障害のある人向けに切り出す仕事がない」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

目に見える成果物とは限りません。秘書・調整サポートにある「記録する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

会議の開催が重なる時期、議事録の作成は追いついていますか

秘書・調整サポート｜会議の開催が重なる時期の議事録の作成を、在宅の1人が引き取る

秘書・調整サポートの担当者は、会議で話された内容を聞き取り、議事録として文章にまとめる作業を、上司や役員からの相談対応といった判断業務の合間に行っています。会議の開催が重なる時期は作成する件数が増え、相談対応に追われて議事録の作成が後回しになることがあります。作成が遅れると、決まったことの共有が遅れ、次の会議までに確認したい人が内容を思い出せないこともあります。担当者としても上司や役員からの相談対応を優先したいところですが、議事録の作成にも一定の時間を取られています。議事録の作成だけを在宅の1人に切り出すと、秘書・調整サポートの担当者は相談対応に集中でき、議事録の共有も早くなります。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容は会議で話された社内の内容が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、上司や役員からの相談対応は秘書・調整サポートの担当者が担っている本来の仕事です。議事録の作成は、その相談対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、議事録の作成は相談対応に押し出され続けます。

複数部署が出席する会議の議事録も、同じ構図です

秘書・調整サポート｜複数部署が出席する会議の議事録の作成を、在宅の1人が引き取る

複数の部署が出席する会議の議事録をまとめて作成している秘書・調整サポートの担当者は、会議ごとに話す人数や専門用語が違う中で対応しており、会議の数が多い分だけ作成する件数も増えていきます。相談対応と重なると作成が後回しになり、会議によって議事録の詳しさがそろわないまま渡してしまうこともあります。詳しさがそろわないと、部署によって決まったことの理解がずれ、あとから確認のやり取りが増えることもあります。会議が増えるほど、議事録を作成する作業そのものが重くなっていきます。議事録の作成をまとめて在宅の1人に任せると、秘書・調整サポートの担当者は上司や役員からの相談対応に専念でき、議事録も会議をまたいで整った詳しさでそろいます。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容は会議で話された社内の内容が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

会議が違っても、構図は同じです。上司や役員からの相談対応を担う人が議事録の作成も兼ねているあいだ、会議が増えるほど議事録を作成する作業そのものが重くなっていきます。

切り出せるのは「入力する」と「記録する」の2つの動きです

議事録の作成という作業を分解すると、必要なのは「入力する」と「記録する」という動きと、聞いた話を文章にする力です。扱う内容は会議で話された社内の内容が中心のため、機密度は低に分類されています。上司や役員からの相談対応は担当者の手元に残したまま、聞き取って文章にまとめるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明に紙のやり取りや来社は書かれていないため、在宅でも進められます。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具でつながる形です。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、聞いた話を文章にするというスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。議事録の作成は、この型に当てはまる作業です。

秘書・調整サポートにはこの後に任せられる作業も並んでいます

秘書・調整サポートという部署には、議事録の作成のほかにも、会議資料の取りまとめ、来客予定の一覧更新、予定表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。日程調整、会議室の予約、期限前のリマインド、送付物の手配記録は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。出張手配の下調べは機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。名刺情報の入力は機密度が中で訓練メニューにはありますが、名刺の現物を画像やスキャンで渡す用意が要ります。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「入力する」と「記録する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで69あり、CMS入稿、PC・備品台帳、マニュアルへの転記なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

議事録の作成のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。