人事担当者のための 過去資料の検索整理の切り出し｜経営管理・会議運営補助から在宅の1人へ

このページは、経営管理・会議運営補助の「過去資料の検索整理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

過去の資料を探す作業も、専門知識が要るとは限らない

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。似た戸惑いは、他の担当者の声としても記録されています。

「専門的な知識が必要な仕事が多いが大丈夫だろうか」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

専門的な知識が要る仕事ばかりではありません。経営管理・会議運営補助にある「整える」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

過去の会議資料、必要な時にすぐ見つかりますか

経営管理・会議運営補助｜会議の準備が重なる時期の過去資料の検索整理を、在宅の1人が引き取る

経営管理・会議運営補助の担当者は、過去の会議で使った資料を探し出し、必要な時にすぐ参照できるように整理する作業を、会議に向けた資料の検討業務の合間に行っています。会議の準備が重なる時期は探し出す資料の件数が増え、検討業務に追われて整理が後回しになることがあります。整理が遅れると、過去の資料を探すのに時間がかかり、検討そのものに使える時間が削られてしまいます。担当者としても資料の検討業務を優先したいところですが、過去資料の検索整理にも一定の時間を取られています。過去資料の検索整理だけを在宅の1人に切り出すと、経営管理・会議運営補助の担当者は検討業務に集中でき、必要な資料もすぐに見つかる状態を保てます。必要なのはネットで調べて表にする力と資料の体裁を整える力で、扱う内容は社内の過去資料が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、会議に向けた資料の検討業務は経営管理・会議運営補助の担当者が担っている本来の仕事です。過去の資料を探し出し、参照しやすく整理する作業は、その検討業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、検索整理は検討業務に押し出され続けます。

扱う年度の数が増えるほど、同じ構図です

経営管理・会議運営補助｜複数年度にまたがる過去資料の検索整理を、在宅の1人が引き取る

複数年度にわたる過去資料をまとめて管理している担当者は、年度ごとに保存の形式や場所が違う中で探し出しており、年度が増える分だけ整理する範囲も広がっていきます。検討業務と重なると整理が後回しになり、探している資料がどこにあるか分からなくなることもあります。見つからないままだと、同じ資料を作り直す二度手間が発生してしまいます。年度が増えるほど、整理する作業そのものが重くなっていきます。過去資料の検索整理をまとめて在宅の1人に任せると、経営管理・会議運営補助の担当者は検討業務に専念でき、資料も年度をまたいで見つけやすい状態を保てます。必要なのはネットで調べて表にする力と資料の体裁を整える力で、扱う内容は社内の過去資料が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

扱う年度の数が違っても、構図は同じです。検討業務を担う人が探し出す動きも兼ねているあいだ、年度が増えるほど整理にかかる手間は重くなっていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

過去資料の検索整理という作業を分解すると、必要なのはネットで調べて表にする力と資料の体裁を整える力です。扱う内容は社内の過去資料が中心のため、機密度は低に分類されています。作業の説明に紙のやり取りや来社の前提が書かれていないため在宅作業可能に区分されており、在宅からつなぐ物は表計算やメールなど一般的な道具です。検討業務の判断は担当者の手元に残したまま、探して整理するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。

資料を整える力を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、資料の体裁を整える力を教えるメニューは3事業所にあり、うち1事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、PowerPointの基礎・応用、Word、Wordの基礎・応用、模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）といった名前が並んでいます。教えているのは資料を整えるスキルであり、過去資料の検索整理そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。過去資料の検索整理は、この型に当てはまる作業です。

経営管理・会議運営補助には、この後に任せられる作業も並んでいます

同じ部署には、会議資料の取りまとめや定例数値の集計、KPI管理表、決定事項の一覧化、報告資料の体裁といった、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、部門別データ統合は要るスキルがまだ決まっておらず、日程・参加者調整（機密度中）、議事録、宿題事項の期限管理は、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

過去資料の検索整理のデータ

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過去資料の検索整理に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。