選考状況一覧の更新｜採用事務から在宅に切り出す
選考状況一覧の更新は、採用事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
採用事務｜応募が重なる時期の選考状況一覧更新を、在宅の1人が引き取る
採用の担当者は、応募者ごとの選考の進み具合を一覧のExcelにまとめており、面接の日程調整や合否の判断の合間にこの更新を行っています。応募が重なる時期は選考が同時に何件も進むため、一覧の更新が後回しになり、状況を正しく反映できていない期間が生まれることがあります。一覧が古いままだと、面接官が候補者の選考段階を誤って把握し、確認のやり取りが余計に発生します。担当者としても合否の判断を優先したいところですが、一覧の更新にも一定の注意を割かれています。選考状況一覧の更新だけを在宅の1人に切り出すと、採用担当者は合否の判断業務に集中でき、一覧も選考の進み具合に合わせて整っていきます。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は選考の進捗状況が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
採用事務｜複数の面接官とやり取りしながらの一覧更新を、在宅の1人が引き取る
採用担当者は、複数の面接官から届く評価や日程の連絡を受け取り、そのつど選考状況一覧に反映していますが、面接官によって連絡のタイミングがばらばらのため、更新が後手に回ることがあります。反映が遅れると、次の面接の案内を出す判断が遅れ、候補者を待たせてしまう心配も出てきます。面接官への確認連絡をしながらの更新になるため、担当者は一覧に向き合う時間をまとめて取りにくい状態です。連絡が重なる日ほど、一覧の更新は後回しにされていきます。選考状況一覧の更新を在宅の1人に任せると、採用担当者は面接官とのやり取りや候補者対応に専念でき、一覧の反映漏れも減っていきます。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は選考の進捗状況が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
選考状況一覧の更新が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
選考状況一覧の更新に要るスキルは1つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「表計算（Excel）の基本操作←Excel／表計算（Excel）の基本操作←Excelの基礎・応用」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、選考状況一覧の更新は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ採用事務にある、ほかの作業
採用事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 応募者情報の登録 | 入力する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 履歴書のファイル整理 | 整える・記録する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 面接日程の候補作成 | 期限を管理する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 案内メールの作成送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 求人媒体への入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 面接記録の入力 | 入力する・記録する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入社書類の準備 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 内定者への定型連絡 | 連絡する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
選考状況一覧の更新の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |